無料で使えるWeb会議のメリット、デメリットとおすすめWeb会議サービス3選

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無料で使えるWeb会議システムのメリット、デメリットとおすすめWeb会議サービス3選

 

こんな人におすすめの記事です

 

Web会議が気になるけどよくわからない人、Web会議を一度使ってみたい人、Web会議が仕事だけでしか使えないと思っている人

「最近Web会議って聞くけど、どんなものなのかよくわからない。きっと使えたら便利なんだろうけど。。。どうしたら使えるんだろう? もし無料で使えるなら使ってみたい」

 

この記事では、そんな疑問について考えてみます。

 

本記事でこんなことがわかります

  • Web会議とは何か
  • Web会議サービスを使うメリット、デメリット
  • 無料で使えるWeb会議サービス
  • 仕事以外でのWeb会議の使い方

では、さっそくみていきましょう。

 

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを使ったリアルタイムでコミュニケーションができる仕組みを使っておこなう会議のことです。

インターネットに接続できればパソコン、スマホ、タブレットなどで参加が可能です。

 

音声やビデオ通信以外に、文字でやりとるするテキストチャットや、パソコンの画面共有、ファイルの送受信などの機能を提供しているサービスが多く、自宅にいながら仕事をするテレワーク、リモートワークに利用している企業も多くあります。

 

Web会議ができるサービスには、有料で利用するもの、無料で利用できるものがあります。

それぞれのWeb会議サービス(システム)で機能に違いがあるので、事前に特徴を確認して、利用方法にあったものを選ぶと良いでしょう。

 

Web会議サービスを利用するメリット、デメリット

Web会議サービスを利用することのメリットとデメリットについて見てみましょう。

 

Web会議サービスを利用するメリット

はじめにWeb会議サービスを利用するメリットから見てみましょう。

 

Web会議のメリット1. 移動時間、交通費が削減できる

1つめのメリットは、移動時間や交通費を削減できることです。

Web会議では、参加者はインターネットにつながっているパソコンやスマホ、タブレットがあれば、どこからでも参加することができます。

つまり会議のために移動する必要がありません。当然、交通費もかかりません。

遠く離れた海外にいる人とも話すことができます。

以前から、電話でも会話はできましたが、相手の顔を見ながら、複数人でパソコンの画面を共有しながらリアルタイムに会話できるというのは非常に便利です。

 

Web会議のメリット2. 低コストで導入できる

2つめのメリットは、低コストで導入できることです。

以前からTV会議(テレビ会議)システムというものがありました。しかし電話線を使って、そのTV会議システムが設置されている場所に行く必要がありました。

このTV会議システムもかなり高価で費用がかかりましたが、Web会議は特別な機器を必要とせずに、インターネットに繋がったパソコン、スマホ、タブレットだけで参加することができます。

ソフトをインストールする必要がある場合もありますが、最近ではブラウザ(Google ChromeやFirefoxなど)があれば利用できるものが多く提供されています。

つまり導入に費用も手間も時間もかけることなく、手軽に始めることができるということです。

 

Web会議のメリット3. いろいろな働き方を可能にする

3つめのメリットは、いろいろな働きかたを可能にできることです。

場所にとらわれることなく会話できたり、会議が開催できるということは、場所にとらわれることなく一緒に働くことができるということです。

最近では、会社のオフィスを撤廃して社員全員が自宅で働いている会社もあります。

業種にもよるとは思いますが、今後はどんどんこのような流れが加速して行くでしょう。

Web会議をうまく利用することができれば、いろいろな働きかたが可能になります。

既存の働きかたに捕らわれることなく効率化をはかりつつ、今までと同じ、または、それ以上の価値を作り出すことも可能になるでしょう。

 

Web会議のメリット4. 意思決定など、ものごとが早く進められる

4つめのメリットは、意思決定など、ものごとが早く進められることです。

移動や場所の制約がなくなることで、参加者の時間の調整だけすれば会議を開催することができます。

これは会議開催までの調整時間、会議場所への移動の時間、という今まではかなりの労力が必要だった部分を大幅に削ることができます。

いち早く決定が必要な重要な会議、業績を大きく左右するような会議では、非常に大きな効果が期待できます。

 

 

Web会議サービスを利用するデメリット

つぎにWeb会議サービスを利用するデメリットを見てみましょう。

 

Web会議のデメリット1. 通信状況が悪いとコミュニケーションがとりずらい

1つめのデメリット、通信状況が悪いとコミュニケーションがとりずらいことです。

Web会議は、安定したインターネット回線が必要です。

どうしても通信速度に依存してしまうので、もし通信状態が悪いとテレビの衛星中継のように自分が話してから相手が反応するまで時間がかかったり、音声が途切れたり、聞こえずらくなって何を話しているかよく聞こえずに、会議をうまく進めることができないこともあります。

安定した通信状況で使うようにしましょう。

 

Web会議のデメリット2. 会議参加者の表情や雰囲気がわかりずらい

2つめのデメリット、会議参加者の表情や雰囲気がわかりずらいことです。

同じ場所にいて会議をする場合は、参加者の顔やその場の雰囲気をつかみやすいので、音声以外も含めたコミュニケーションが可能です。

でも画面をとおして行なうWeb会議の場合、相手の表情やその場の雰囲気が伝わりにくくコミュニケーションがとりずらく感じることがあります。

とはいえ、Web会議をうまく進めるのにもコツがあります。

例えば、あえて声を出して相づちをうったり、発言するときに「〇〇ですけど、質問いいですか?」というように名前を名乗って誰が発言しているかを参加者全員に伝わるように工夫をすることで、スムーズにコミュニケーションをとることができるようになります。

無料で利用できるWeb会議サービス

では、無料で利用できるWeb会議サービスを紹介します。

 

Zoom(ズーム)

Zoom(ズーム)Web会議

Zoom(ズーム) は、世界中で利用されているリアルタイムメッセージングとコンテンツ共有ができるビデオ会議サービスです。

自分の画面を相手に共有できる「画面共有機能」やメモを共有できる「ホワイトボード機能」、会議内容を記録できる「録画機能」など、多くの機能が使うことができます。

 

想定利用人数: 1対1〜最大50名程度

 

無料版の使用では

  • 3人以上のグループ通話の利用時間に制限がある(40分まで)
  • チャット内容を保存する機能がない(通話終了するとチャットの内容が消えてしまう)

 

> Zoom(ズーム)のサイトで詳しい情報をみる

 

Whereby(ウェアバイ)

Whereby(ウェアバイ)Web会議

Whereby(ウェアバイ) は、Web会議の開催者(ホスト)が会議ルームを作れば、参加者は用意されたURLをクリックするだけでWeb会議に参加できる便利なビデオコミュニケーションサービスです。

Web会議の開催者(ホスト)も、簡単な登録を行うだけで利用できます。

仕事でももちろん使えますが、初めて会う人とのMTGや、パソコンの操作が苦手でアカウント作成が難しいご家族との会話などに使うと非常便利です。

 

想定利用人数: 1対1〜最大8名

 

無料版の使用では

  • 作成可能な会議(ルームURL)は、1つだけ
  • 会議ごとに会議(ルームURL)を作る必要がある
  • インターネットエクスプローラ(Internet Explorer)に対応してない

 

> Whereby(ウェアバイ)のサイトで詳しい情報をみる

 

Skype(スカイプ)

Skype(スカイプ)Web会議

Skype(スカイプ) は、マイクロソフトが提供するインターネット通話サービスです。

以前は専用のアプリケーションをインストールする必要がありましたが、Skype for Web を使うと、ソフトをインストールすることなく利用することができます。(ブラウザのプラグインのインストールが必要な場合があります)

話す相手と会議前にあらかじめつながっておく必要があります(メールアドレスもしくはスカイプ名で検索)。

 

想定利用人数: 1対1〜最大50名程度

 

無料版の使用では

  • 資料共有容量に制限がある(300MB)

 

> Skype(スカイプ)のサイトで詳しい情報をみる

 

 

会議以外でのWeb会議サービスのいろいろな使い方

Web会議と聞くと「会議のために使うもの」と考えがちですが、活用法はいろいろあります。

ここでは、どのような活用法があるかについても紹介します。

 

Web会議サービスの活用のポイントは、以下の3つです

1. 映像(カメラ、画面共有)

2. リアルタイムでの会話(双方向性)

3. 場所にとらわれずに参加できる

 

この3つをうまく活用できるものをあつかえば、あなたのビジネスチャンスや便利さをさらに拡げることが可能になります。

 

オンライン授業、オンライン講義

Web会議サービスを使うことで、オンライン授業、オンライン講義ができます。

最近は、講義の動画をあらかじめ用意しておき、それを視聴する形の授業や講義のサービスがありますが、Web会議サービスを使えば、あらかじめ動画を用意しなくても授業を行うことができます。

もし、録画機能のあるWeb会議サービスを利用すれば、最初の授業はリアルタイムに行い録画しておき、それ以降は録画したものを見れるようにすれば、どんどん授業内容を充実させていくことも可能になります。

 

オンラインレッスン

オンラインレッスンも可能になります。

オンライン授業やオンライン講義などの勉強というものだけではなく、例えばジムやヨガのようなトレーニング系の内容や、料理の作り方、盛り付けの仕方、裁縫(さいほう)など、も可能です。

必要な映像が届くように、うまく画面におさまるようにカメラのアングルやスタンドなどが必要になる場合もありますが、パターンさえできてしまえば活用範囲が拡がり、より幅広く活用することができるでしょう。

 

オンライン帰省

「オンライン帰省」と書きましたが、遠く離れた家族と顔を見て会話したり、大きめの画面に映し、電話などより長めに会話することで、今まで以上にいろいろなことを伝えることができるはずです。

忙しくて帰れない、直接会いに行くことができない、そんなときにぜひ使ってみましょう。

 

オンライン飲み会、お茶会

これは個人的におすすめです。

遠く離れた地元の友達や家族とWeb会議で飲み会をするのです。

もちろん、それぞれでお酒やおつまみを用意するのですが、意外に楽しめるものです。

ぜひ、機会があれば試して見てください。

 

 

まとめ

Web会議について、いろいろと紹介しましたがいかがでしたか?

Web会議は、インターネットの利点を最大限に利用でき、その凄(すご)さを感じられるサービスです。

しかも、無料で高品質なものが使えるので、ぜひ使ってみることをおすすめします。

 

もしかしたら、あなたのビジネスが大きく拡げるためのツールになるかも知れません。

遠く離れた人とのつながりをより深いものにできるかも知れません。

 

気になるもの、使ってみたいものを試してみてください。

> Zoom(ズーム)のサイトで詳しい情報をみる

> Whereby(ウェアバイ)のサイトで詳しい情報をみる

> Skype(スカイプ)のサイトで詳しい情報をみる

 

この記事での情報の、ひとつでもあなたの何かを考えるきっかけやヒントになればうれしいです。

 

 

オンライン帰省をWhereby(ウェアバイ)を使ってやる手順を紹介してます。試してみてください。

 

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ここでの知識をぜひあなたの生活に役立てて、良い人生を楽しみましょう。

 

 

いろんな知識は、あなたの生活を豊かにします。

この内容をどこかで思い出して、友人やご家族にもぜひ教えてあげてくださいね。